Startups zu gründen ist manchmal ein heikles Unterfangen. Solche Firmen werden immer wieder unter ungewissen Umständen gegründet und leben von der Hoffnung, dass sich der Erfolg bald einstellt. In einer solchen Phase ist es wichtig, dass keine langfristigen, finanziellen Verpflichtungen eingegangen werden und dass die Gemeinkosten nicht allzu schnell wachsen. Möglich wird das vor allem durch externe Dienstleister. Allen voran Anbietern für Call Center und Sekretariatsservice.
Warum es Startups so schwer haben
Die klassische Bezeichnung einer Firma als Startup stammt aus der Zeit der Dot-Com-Blase. Startups sind Firmen, die sich im Bereich IT, Internet oder sehr speziellen Technologien gegründet werden. Das heißt, ein neu eröffnetes Café oder ein Schreinerbetrieb gehören nicht dazu. Grundlage echter Startups ist meist eine Idee für eine technische anspruchsvolle Innovation. Sie sollen den Kunden einen Mehrwert bieten. Problem dabei ist nur, dass in der Anfangsphase eine Infrastruktur aufgebaut werden muss. Viele Startups erwirtschaften in dieser Periode nur Verluste und hoffen darauf, dass sich die Idee im Laufe der Zeit gewinnbringend durchsetzt. Unter diesen Umständen entwickelt sich gerade in den ersten Monaten bzw. Jahren eine permanente Unsicherheit. Es gibt immer wieder Schwankungen in der Auslastung.
In solchen Situationen ist kluges Management gefragt. Das bedeutet in dem Fall, dass die Geschäftsführung dann clever agiert, wenn sie es irgendwie schafft langfristige finanzielle Verpflichtungen vom Startup fernzuhalten. Dazu gehören Vorgänge, wie zum Beispiel einen Mietvertrag für ein riesiges Gebäude für über 10 Jahre zu unterschreiben, weil es dann ein paar Prozent billiger wird. Ein völlig unnötiges Risiko, trotz der möglichen Ersparnis.
Genauso ist es in Sachen Personal. Massiv Mitarbeiter einzustellen ist eine ebensolche finanzielle Verpflichtung. Vor allem in Deutschland. Ab 10 Angestellten wird der gesetzliche Kündigungsschutz aktiv. Daher kann der Arbeitgeber Leuten im Notfall nicht mehr einfach so kündigen. Vor allem darf er nicht beliebig kündigen, sondern ist zu einer Sozialauswahl verpflichtet. So erfordert es die Regel bei betrieblich bedingten Kündigungen.
Daher gilt für junge Unternehmen: Versuchen Sie möglichst alle Fixkosten zu vermeiden und skalieren sie so viel wie möglich.
Externer Sekretariatsservice – wie kann er helfen?
Für jede Aufgabe in einem Unternehmen gibt es eine Lösung, die durch externe Dienstleister bezogen werden könnte. Eine der elementarsten ist ein externer Sekretariatsservice. Gerade bei Startups zeichnet sich ab, dass mit dem Wachsen der Firma immer mehr Verwaltungsaufgaben hinzukommen und dass sich der Organisationsaufwand erhöht. Zudem klingelt das Telefon öfter, es kommen mehr Anfragen per Mail, Termine benötigen Koordination usw. All diese Dinge gehören abgearbeitet.
Solche Jobs sind geradezu ideal, um sie an ein virtuelles Sekretariat abzutreten. Virtuell heißt in dem Fall, dass es nicht das eigene ist. Die externen Mitarbeiter benötigen lediglich eine kurze Einarbeitung und dann können sie zahlreiche Tätigkeiten übernehmen. Somit entlasten sie die wichtigen Kompetenzträger im Startup.
Je nach Anbieter, haben sich unterschiedliche Optionen bei der Preisgestaltung entwickelt. Für Startups ist vor allem wichtig, dass es Tarife gibt, bei denen sich die Gebühren an der Auslastung orientieren. Das heißt, die Mitarbeiter im Sekretariat schreiben ihre Stunden auf und am Monatsende wird dieser Betrag abgerechnet. Somit passen sich die Kosten immer der aktuellen Auslastung an. Manchmal mag der Stundenlohn etwas höher sein als bei eigenen Leuten. Aber dafür fallen in Phasen des Stillstands überhaupt keine Zahlungen an. Dieser Zugewinn an Flexibilität macht diese Variante strategisch wesentliche günstiger.
